Shopping cart

Warehouse management (WMS)

How to use the platform

1. Sklad a příjemky

Příjem zboží

  • Naskladnit lze nahráním souboru od dodavatele nebo ručně (když systém soubor nevezme nebo v něm chybí údaje).
  • Podporované formáty: CSV, TXT, ISDOC, XML, JSON (3–4 hlavní). ISDOC je lepší, má zpravidla více informací. PDF systém Nepříjimá. Formát souborů musí být striktně stejný, včetně názvu jako jej obdržíte od dodavatele.
  • Pokud je formát nestandardní, uživatel ho musí poslat technické podpoře, která kompatibilitu doplní.

Párování a chybějící údaje

  • Položky se párují primárně podle MPN nebo klíče dodavatele. Když se nahraný soubor shoduje s více produkty, systém vyzve k ručnímu výběru správného.
  • Pokud v datech chybí měna nebo nákupní cena, položka svítí červeně a systém nedovolí příjemku dokončit; po doplnění se zazelená. Pokud se nevyplní automaticky, fakturační měnu a výchozí sazbu DPH pro nákup lze doplnit zde:
    • Nastavení automatického importu -> vybrat konkrétní import a poté v první části Nastavení skladu a importů
  • Pokud hromadné nahrávání produktů selže, nic se neděje. Zboží můžete snadno přidat ručně podle tohoto postupu:
    1. Běžte do skladu: V administraci e-shopu si otevřete stránku skladu (odkaz je https:// NÁZEV_SHOPU/admin/warehouse).
    2. Vyberte typ pohybu: Zvolte, zda děláte Příjem na sklad nebo Výdej ze skladu.
    3. Najděte produkt: Do vyhledávacího políčka napište kód produktu. Chytré vyhledávání v systému ho samo dohledá a nabídne vám ho.
    4. Doplňte cenu: Tohle je důležité – nezapomeňte u produktu před uložením ručně vyplnit jeho cenu!

Zcela nové produkty

  • Systém neumožní naskladnit produkt, který na e-shopu fyzicky neexistuje. Nutno nejprve vytvořit alespoň základní produkt nebo cross (alternativu) - lze založit přímo z okna příjmu.

Stavy produktů na skladu

  • Celkový počet kusů - U skladů je ikona „Tčíslo“ (v příkladu 101), která po najetí myší ukazuje všechny stavy/statistiky skladu.
  • E - volné k prodeji z vlastního skladu
  • X - vydané zákazníkovi s otevřenou výdejkou
  • R - rezervace z objednávek, které ještě nejsou zpracované
  • Výpočet E (příklad): ze 100 kusů se odečtou 2 v rezervaci a 11 ve výdejce → 87 kusů k prodeji. Hraničně může produkt v rezervaci ukazovat i „minus 1“.

Opravy, zásahy a chronologie

  • Dokud příjemka není potvrzena (uzavřena), lze ji upravovat. Po dokončení se nesrovnalosti řeší vytvořením nového příjmu nebo výdeje (zachová se přehlednost).
  • Ruční zadávání se nedoporučuje - kvůli času i chybovosti; skladové hospodářství je citlivé na chronologii nahrávání.

Historie pohybů

  • Po kliknutí na produkt je vidět celá historie pohybů - u každého kusu lze dohledat, z jaké příjemky a od jakého dodavatele pochází.

2. Objednávky a fakturace

Výběr objednávek, které jsou připraveny k výdeji (adekvátně naskladněné produkty) je možno provést filtrem “Výdej: Připraveno k zahájení”.

Přiřazení dodavatele

  • Systém hlídá, aby byl produkt expedován od stejného dodavatele, od kterého byl objednán (kvůli cenám a logistice případného vracení).
  • Příklad: díl objednaný od DodavatelA i DodavatelB se po naskladnění od DodavatelA přiřadí k objednávce od DodavatelA - i kdyby zboží od DodavatelB dorazilo dříve.
  • Změna se dělá ručně v detailu objednávky (přepnutí dodavatele); nesmí být vyfakturováno, jinak nutné znovu otevřít.
    • https://NÁZEV_SHOPU/admin/orders/code/ČÍSLO_OBJEDNÁVKY

Vystavování faktur

  • Nevystavovat „ostrou“ daňovou fakturu před zaplacením. Vyhnete se tak placení DPH a daně z příjmu z platby, kterou ještě fyzicky nemáte, a je jasné, do jakého měsíce/čtvrtletí platba z hlediska DPH spadne.
  • Proforma faktura = nezávazný předpis k platbě. Často ji není nutné posílat, pokud má zákazník pokyny k platbě v e-mailu.
  • Vystavení ostré faktury automaticky vytvoří i skladovou výdejku; vystavení proformy výdejku nevytvoří.
  • Lze nastavit automatizaci: při přepnutí objednávky do stavu „vyřízená“ se faktura sama vygeneruje a odešle zákazníkovi e-mailem.

Multifaktura

  • Sloučí více nevyfakturovaných objednávek jednoho zákazníka do jedné společné faktury.
  • Tlačítko „vystavit multi-fakturu“ zkontroluje nevyfakturované objednávky zákazníka, nabídne jejich seznam, uživatel je zaškrtá a systém z nich vytvoří jeden doklad.
  • Ideální pro B2B / servisy platící jednou týdně či měsíčně.

Rozdělení objednávky

  • Když si zákazník objedná víc položek a dodavatel doručí jen část, lze objednávku rozdělit - odeslat to, co je k dispozici, a zbytek nechat v nově vytvořené provázané objednávce.
  • Vytváří se přímo v sekci Objednávky na dané objednávce.

Rušení rezervací

  • U rozdělané objednávky je u rezervovaného produktu ikona křížku/stopky pro zrušení rezervace. Používat opatrně - jen když na díl spěchá jiný zákazník a chcete mu ho uvolnit; jinak se nedoporučuje.

Filtry a hromadné akce

  • Ikona „domeček s šipkou“ = filtr „výdej připraveno k zahájení“ - zobrazí jen objednávky, pro které je naskladněn dostatek produktů přesně od správných dodavatelů.
  • Hromadné upomínky plateb: vyfiltrovat objednávky podle platby „bankovním převodem“ a stavu „nezaplacené“, zaškrtnout a jedním kliknutím rozeslat hromadný e-mail s platebními údaji.

3. Vratky a reklamace

Dvě části vratky

  • Účetní - vystavení opravného daňového dokladu a vrácení peněz.
    • Na objednávce a pak vyberu co vrací a dám Vystavit opravný doklad
  •  Skladová - vytvoření nového příjmu na příslušný sklad (např. sklad reklamací). Příjem od zákazníka se provádí bez vybraného dodavatele.

Proces vratky od zákazníka (krok za krokem)

  1. Telefonát a otevření příjemky: zákazník volá, že zboží vrací → ihned se založí otevřená příjemka na neprodejní sklad (čas např. 13:30), kolonka dodavatele zůstává prázdná, do poznámky se zapíšou detaily hovoru. Filtr otevřených příjemek pak slouží jako to-do list očekávaných balíků.
  2. Naskladnění a cenotvorba: po fyzickém doručení a kontrole se příjemka potvrdí. Doporučuje se naskladnit za nákupní cenu od dodavatele, čímž se transakce (spolu s opravným daňovým dokladem) účetně anuluje. Systém umí spočítat DPH (příklad: zadáno 250 Kč, DPH pro test ručně přepsáno na 0). Finální rozhodnutí o cenotvorbě musí posvětit účetní.
  3. Účetní doklad: v objednávce se vystaví opravný daňový doklad, zadají se kusy a číslo bankovního účtu pro vrácení peněz.
  4. Vratka dodavateli: v návaznosti na příjmem od zákazníka je možno navázat rovnou vytvořením vratky dodavateli (výdejka) a nechá se otevřená - zamezí se pozdější „nepřehlednosti“ a hledání produktů v regálech.

Vratky dodavateli a cashflow

  • Vratka dodavateli funguje jako výdejka a drží se otevřená, dokud dodavatel nezašle dobropis (credit note) a nevrátí peníze; teprve pak ji doporučujeme dokončit.
  • Systém zablokuje vrácení produktu, který jste od daného dodavatele prokazatelně nenakoupili.
  • Sledování cashflow: v sekci „skladové pohyby“ lze vyfiltrovat úkon „vratka dodavateli“, roztřídit podle dodavatele a vyexportovat do Excelu/CSV → přesný přehled, kolik peněz „visí“ v nevyřízených dobropisech.

4. Inventura

  • Export i import se provádějí na stránce Skladové evidence
  • https://NÁZEV_SHOPU/admin/warehouse 

Export - Inventura do CSV

Import - Inventura z CSV

  • Validace: Systém validuje CSV soubor, zda obsahuje kód dodavatele (supplier code), ID dodávky (supplier ID) a počet kusů.
  • Zpracování: Menší soubory se zpracují ihned, u rozsáhlých souborů může zpracování probíhat na pozadí, což může trvat déle.
  • Korekce: U existujících položek systém porovná zjištěný počet se stavem v systému. Pokud se liší, automaticky vytvoří inventoryReceive nebo inventoryIssue pro vyrovnání rozdílu. Pokud stavy sedí, systém neprovádí žádnou změnu.
  • Dokončení: Po importu může admin provést kontrolu a označit inventuru jako splněnou, podobně jako u jiných skladových evidencí.